Omvang
Voor deze 2900 uitgebreide titelbeschrijvingen kwamen in principe boeken, tijdschriften, relevante artikelen, CDROM's en DVD's in aanmerking om te worden opgenomen in het bestand. Publicaties moesten betrekking hebben op de geschiedenis van Voorburg of de onmiddellijke omgeving daarvan.
Als ondergrens zijn opgenomen; publicaties waarvan de inhoud teruggaat tot de vroege Middeleeuwen. De bovengrens gaat tot aanwezige publicaties in december 2005. Niet-gepubliceerde uitgaven zijn niet opgenomen (zoals archiefstukken, kaarten en foto's) maar wel archiefinventarissen en andere archiefingangen. De aantallen titelbeschrijvingen per locatie kwamen uit op 2361, die als publicatie ter inzage lagen op het Gemeentearchief van Voorburg, 534 publicaties ter inzage aanwezig in Huygensmuseum Hofwijck en tot slot nog 5 publicaties op overige locaties. Alleen deze 2900 titelbeschrijvingen hebben een totale omvang van zo'n 329 gedrukte pagina’s tekst op A4 formaat.

Opzet, indeling en rubricering
In het bovenste deel van het scherm geeft u een zoekterm op, de zoekresultaten worden op basis daarvan gesorteerd en alfabetisch gepresenteerd in het onderste deel van het scherm. De sortering vindt plaats op basis van vier velden: ONDERWERP, Rubriek1, Rubriek2 en Rubriek3. De alfabetische presentatie gebeurt alleen op het ONDERWERP (zie de lijst onderaan in 'Help').
De gehanteerde normen van de titelbeschrijvingen zijn afkomstig van FOBIT (Federatie van Organisaties op het gebied van Bibliotheken Informatie- en Documentatie wezen). Zie het interpunctie voorbeeld in 'Help'. Toegevoegd zijn de velden: 'Hoofdveld' , 'Vindplaats' , 'Jaargang' , 'ISSN' en 'Nummers'. In het veld 'Annotatie' staan vrije tekstuele toevoegingen of verwijzingen ter verduidelijking van de beschrijving.

Kwalitatief
Het team heeft getracht een zo groot mogelijke zorgvuldigheid in acht te nemen, echter u kunt hier en daar nog wel onvolmaaktheden aantreffen. In de praktijk blijkt het nu al een waardevol instrument te zijn voor geïnteresseerden in de plaatselijke geschiedenis van Voorburg.

Kwantitatief
In de toekomst wordt getracht het bestand mogelijk uit te breiden met andere bibliotheken en verzamelingen in Voorburg. Indien u in het bezit bent van een verzameling publicaties, over zaken die met Voorburg te maken hebben, kunnen daar – door vrijwilligers van de HVV – ook titelbeschrijvingen van worden gemaakt die dan zullen worden toegevoegd aan de Internet versie op de website van de HVV. Voor aanmelding van dergelijke verzamelingen kunt u zich wenden tot de: Historische Vereniging Voorburg, Postbus 49, 2270 AA VOORBURG. Website: www.historischeverenigingvoorburg.nl e-mail adres: info@historischeverenigingvoorburg.nl
De 534 titelbeschrijvingen van de publicaties uit de bibliotheek van Huygensmuseum Hofwijck worden na 2006 regelmatig bijgewerkt met 'nieuwe' publicaties, die aan de collectie worden toegevoegd. Zie voor een recente toegang tot deze eigen database op www.hofwijck.nl

Realisatie
Dit werkstuk is gemaakt door vrijwilligers, die alle titelbeschrijvingen hebben geschreven door handmatige invoering via de computer in een database bestand.
Vrijwilligers (gegevensinvoer): Han Lut, en in de beginfase: Frits Kanitz, Gedion Tjoe en Ted Dietz(†).
Adviezen: Joop de Beer van het Gemeentearchief Leidschendam-Voorburg locatie Voorburg en Ben Bregman van Huygensmuseum Hofwijck.
Coördinatie en softwarerealisatie: Wiard Beek. wiardbeek@gmail.com

Auteursrecht en beschikbaarstelling
Er berusten geen auteursrechten op het gegevensbestand en het zoekprogramma, het kan vrij worden gedistribueerd. De laatste versie van het bronbestand kunt u 'digitaal ophalen' via de website van de Historische Vereniging Voorburg.
In 2008 is deze database ook overgedragen aan het Gemeentearchief Leidschendam-Voorburg ter aanvulling van de nog te publiceren database van het Gemeentearchief in samenwerking met de Bibliotheek Leidschendam-Voorburg, Stadsmuseum Leidschendam-Voorburg, overige stichtingen, verenigingen en instanties met een historisch raakvlak zoals bijvoorbeeld de HVV. Zie daarvoor www.toenleidschendam-voorburg.nl

Database en software versies
Vanaf het begin in 1996 zijn alle titelbeschrijvingen op standaardwijze ingevoerd in een computerprogramma dat als basis diende voor dit zoekprogramma. De omvang van het huidige gegevensbestand inclusief het zoekprogramma is 5 MBytes.
De invoering vond plaats (via het toetsenbord) in een Microsoft Access Database toepassing. Voor de Internet verspreiding van het zoekprogramma onder een breed publiek is gekozen voor een JavaScript ('client side data technique') toepassing. In januari 2006 kwam versie 1 van dit zoekprogramma via de website beschikbaar en is in juni 2014 herschreven naar versie 2 in HTML5 - CSS om de compatibiliteit met verschillende WebBrowsers naar de toekomst te kunnen behouden voor de HVV-website en internet verspreiding via download. Tegelijk zijn toen enkele programma en tekstuele verbeteringen aangebracht van bijvoorbeeld de werking van de ENTER-toets, locatie van het archief, e-mail en website adressen. Het programma kan gebruikt worden onder Windows, Apple-OSX, Linux en op Tablets met Android of iOS zoals Samsung SmartPhones en SmartTV's of Apple iPad's, iPhones, iPod's en Apple-TV's. Alle html- en css-bestanden zijn op de websites validator.w3.org en jigsaw.w3.org/css-validator gevalideerd.